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娱乐场no1 - 「秘籍」5分钟快速提高公文质量和水平!

发布时间: 2020-01-11 13:18:33

[摘要] 领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准?本标准由中共中央办公厅和国务院办公厅提出。本标准由中国标准化研究院归口。公文格式1 范围本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

娱乐场no1 - 「秘籍」5分钟快速提高公文质量和水平!

娱乐场no1,1、先调格式。

领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准?是看结构?不是!是看标题?不是!是看起始段或结尾段?更不是!石头告诉你,是格式。

看各个部门的材料多了,石头发现一个规律。一般而言,一眼看上去格式规整,标题小标宋二,正文仿宋三,标题按“一、”“(一)”“1.”“(1)”依次排用下来的,往往文字内容也是上乘;而那些交上来格式乱七八糟,整篇宋体五、字小的看不见的,或者标题零号字,感觉不是在写公文而是在刷标语的,文字内容常常也是不忍淬读,看着好笑。

难道格式是否标准和公文水平有什么直接关系?答案是肯定的。

其实,当时请各个单位提供年度总结的时候,并未统一要求格式,但很明显,各个单位还是把自己的一贯工作作风带到了这篇总结里。

那些对格式一丝不苟,无论什么情况下都严格按照公文格式规范塑造自己文字的单位,往往都是训练有素、管理规范的单位,对内容更是会认真对待,反复推敲,结果就是公文质量高,上级单位满意。

其实,公文的格式一方面是单位的脸面,别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应的,公文的格式也是办公室人自己的脸面,别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。

把格式先调好,绝对是四两拨千斤的划算买卖,石头甚至竟然经常因为这个轻易获得表扬,似乎连文字内容也跟着沾了格式的光。

有时候拿出来的东西,别人还没细看内容,就先表扬一句,很规范啊,很是那么回事啊之类的,看着没大问题,之类,第一印象不要太好,一下子就把作者石头判定为一名在文海遨游多年的老笔杆子,带着一种认可乃至敬畏去审石头的稿子,修改意见明显提的少多了,认可度明显高多了。

觉得你至少要记住这四个方面的要点:

标题。

并非越大越好,千万别用黑体!一般用2号小标宋体字;在顶端或红色分隔线下空二行位置;分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应当使用梯形或菱形,工字型不能看!若有副标题,破折号之后则是三号楷体。

正文。

仿宋!仿宋!仿宋!不是仿宋自己打屁股,最基本的都不懂。一般用3号仿宋体字;每个自然段左空二字,回行顶格。

序号。

这个很多人乱整,完全随心所欲,还有用圈一的,土包子!按照规范,文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;都是三号,都不加粗!

行距。

你可知道行距也是有要求的?整个行距40是几个意思?凑字数吗?规范要求的是排版每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。在word里如何达到呢?一个,是调页面设置,页边距上3.3,下3.3,左2.9,右2.6,页脚边距2.9;二个调是行高,固定值29磅,这些数值可以根据自己的实际微调。

做到这四点,一眼看上去,公文的格式就基本规范了。当然,其他关于附件、署名、日期等都有相应要求,这个就不再赘述,请大家自行在《党政机关公文格式》里翻查吧。

公文写完了,先别急着发邮件、交领导,花五分钟,把格式认认真真调一遍,石头敢说,即使一字不改,这篇文章在别人眼里的水准,也翻了一番。

附:《党政机关公文格式》全文

本标准按照gb/t 1. 1—2009给出的规则起草。

本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对gb/t 9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。本标准相对gb/t 9704—1999主要作如下修订:

a)标准名称改为《党政机关公文格式》,标准英文名称也作相应修改;

b)适用范围扩展到各级党政机关制发的公文;

c)对标准结构进行适当调整;

d)对公文装订要求进行适当调整;

e)增加发文机关署名和页码两个公文格式要素,删除主题词格式要素,并对公文格式各要素

的编排进行较大调整;

f)进一步细化特定格式公文的编排要求;

g)新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式首页版式等式样。

本标准中公文用语与《党政机关公文处理工作条例》中的用语一致。

本标准为第二次修订。

本标准由中共中央办公厅和国务院办公厅提出。

本标准由中国标准化研究院归口。

本标准起草单位:中国标准化研究院、中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局、中国标准出版社。

本标准主要起草人:房庆、杨雯、郭道锋、孙维、马慧、张书杰、徐成华、范一乔、李玲。

本标准代替了gb/t 9704—1999。

gb/t 9704—1999的历次版本发布情况为:

——gb/t 9704—1988。

公文格式

1 范围

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文,其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行,其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

2 规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。

gb/t 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

gb 3100 国际单位制及其应用

gb 3101 有关量、单位和符号的一般原则

gb 3102(所有部分) 量和单位

gb/t 15834 标点符号用法

gb/t 15835 出版物上数字用法

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3. 1

字word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

3.2

行 line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5~9.5。

5 公文用纸幅面尺寸及版面要求

5. 1 幅面尺寸

公文用纸采用gb/t 148中规定的a4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm。

gb/t 9704—2012

5.2 版面

5.2.1 页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。

5.2.2 字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

5.2.3 行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.2.4 文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

6 印制装订要求

6. 1 制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm。

6.2 印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标bl100%,红色油墨应当达到色谱所标y80%、m80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

6.3 装订要求

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°;,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处,允许误差±4mm;

b)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

7 公文格式各要素编排规则

7.1 公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

7.2 版头

7.2.1 份号

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

7.2.2 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

7.2.3 紧急程度

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

7.2.4 发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

7.2.5 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

7.2.6 签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.2.7 版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

7.3 主体

7.3.1 标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

7.3.2 主送机关

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2。

7.3.3 正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7. 3.4 附件说明

如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. xxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

7.3.5.2 不加盖印章的公文

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

7.3.5.4 成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

7.3.5.5 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.3.6 附注

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.3.7 附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

7.4 版记

7.4.1 版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

7.4.2 抄送机关

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

7.4.3 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。

gb/t 9704—2012

8 公文中的横排表格

a4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合gb 3100、gb 3101和gb 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合gb/t 15834,数字用法应当符合gb/t 15835。

10 公文的特定格式

10.1 信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

10.2 命令(令)格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20 mm,推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。

10.3 纪要格式

纪要标志由“xxxxx纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

2、大刀阔斧的删去“的”和“了”。

对于大部分稿子,“的”“了”普遍处于严重过剩的状态,写作新手喜欢滥用“的”“了”连接所有定语和宾语,其实,将其中的“的”“了”删去一半以上也毫不可惜,不但不影响文意,紧凑、流畅程度还能大幅提高。

如,致辞中常见的“我谨代表学校向活动的举行表示热烈的祝贺!向xx先生对我校的大力支持表示衷心的感谢!”,一旦改为“我谨代表学校向活动举行表示热烈祝贺!向xx先生对我校的大力支持表示衷心感谢!”,明显更为简介有力。

3、长句变为短句。

句子长度最好不要超过35字,否则必然影响阅读和朗诵。按照标准公文格式,每行约为28字,也就是说每句话不要超过一行半,如果原稿中出现长句,就要用连词或标点隔开。大家可以看看习总书记在建党95周年上的讲话,比如这段

“在几千年的历史发展中,中华民族创造了悠久灿烂的中华文明,为人类作出了卓越贡献,成为世界上伟大的民族。但是,近代以后,由于西方列强的入侵,由于封建统治的腐败,中国逐渐成为半殖民地半封建社会,山河破碎,生灵涂炭,中华民族遭受了前所未有的苦难。”

长的句子也就15、6字,句子普遍都在10个字左右,意旨明确,朗朗上口。

4、查找前后用词和语句重复。

用词重复是不少稿件的常见弊病,也是我们改稿时需重点关注的。仍以某次致辞稿为例,

原文为“今天,我们在这里举行中国xx大学纪念红军长征胜利80周年主题活动。首先,我谨代表中国xx大学向活动的举行表示热烈祝贺!”,短短两句话,中国xx大学重复出现两次,语义极为啰嗦,假如改为

“今天,我们在这里举行中国xx大学纪念红军长征胜利80周年主题活动。首先,我谨代表学校向活动的举行表示热烈祝贺!”,就杜绝了重复。一段中相距较近的地方出现用词重复,一定要将其中一处用语义相似的词句替换掉。

大家平时可以多积累常用的替代词,如“重要”可用“关键”“首要”“关系重大”等替代,“此外”“另外”可用“值得一提的是”等代替,“巨大成绩”可以用“显著进步”“令人瞩目的进展”代替等等。

5、明晰段落结构。

文章的整体结构一般都比较注意,但段落结构很多人都是一塌糊涂。一般来说,每段的第一句应为主题句,对本段基本观点和内容予以概括;中间几句是发展部,有层次、有逻辑地阐述主题句的思想;结论句则对本段主要思想予以深化。

6、注意容易误用的成语。

成语词性、含义一般比较复杂,难以从字面看出,因此容易被误用。成语之所以被误用,主要因为没有理解其真正含义,使用时望字生义、先入为主,被其中的某一关键词诱导所致。

比如:“曾几何时”普遍被误作“曾经”的意思使用,其本意是指时间没过多久;“差强人意”本义表示事情结果还不错,却常被反过来当作“不如人意”来使用;“莘莘学子”本来已含有众多的意思,后面却偏偏再加上个“们”字等等。

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